黒板に向かう教師

ERP導入を失敗しないために

知っておくべきこと

​本来の目的を見失わない

そもそも ERP とは何か?

ERP(Enterprise Resources Planning)とは、企業経営の基本となる資源(ひと、もの、お金・情報)を適切かつ有効に活用するための仕組みを意味します。統合基幹管理システム(基幹システム)とも呼ばれ、企業の運営と経営戦略には欠かせない重要な役割を占めています。従来「会計業務」「人事評価」「生産業務」「購買業務」「販売業務」「品質管理業務」は、別々のシステムやエクセルなどで運用されていたため、部門間のやりとりに余計な手間暇がかかっていました。ERPはこれらの業務を全て統合し一元管理することを目的とした仕組み(システム)です。ERPを導入することで、部門間の隔たりをなくし、間接業務の人件費削減とリアルタイム情報伝達が実現します。

ERPのメリット

ひとつめのメリットは「情報の一元管理」にあります。企業内のあらゆる部門の情報をひとつに集め、その情報を元に、正確かつタイムリーに現状を把握でき、経営戦略や意思決定を手助けします。


ふたつめは「業務の効率化」にあります。例えば、品番、品名、数量などは、見積、受注、製造完了報告、発注処理、納品処理に必要とされます。これらは、つながった仕組(シームレス)でない限り、重複した入力作業が必要になります。ERPシステムはこれらの一連の業務をバーコードや他社システムとの連動により、最小限のインプットで正確かつオペレーション時間の短縮ができます。

ERPパッケージ ?  専用パッケージ ? オリジナル開発 ?

そもそも、ERPは各部門の業務データを連結(リレーショナル)して効率化するシステムです。連結されたERPは「製造のみ」「販売のみ」と言った、限定した機能だけの切り離しはできません。もし、あなたの会社がある部門に特化したシステムの導入を検討している場合はERPの導入はお勧めしません。ERPはもともとが、部門間のシームレス化を実現するための仕組みであるため、一部の機能だけの、ご利用には不向きです。

​ある部門に特化したシステムをお考えの場合は「それに特化した専用パッケージ」もしくは「オリジナルで開発を依頼する」かのいずれかで検討しましょう。

​導入コストと費用対効果

オリジナル開発 と パッケージ​の違い

ここで言う「オリジナル開発」とは、自社の独占使用権をもったソフトウェアになります。すごく良いように聞こえますが、実現するためには、社内で企画とその機能全体の責任を全うできる人材が不可欠になります。抽象的なことだけで依頼し、あとはシステム会社にお任せといった感覚では、高い確率で失敗します。システム会社はあなたの会社の一員ではなく、テクノロジー、インターフェイス、ロジックの提供元だと認識すべきです。期待だけで進めると、間違いなく双方で大きな差異が出てきます。オリジナル開発は、優秀なコンサルタントがいるシステム開発会社と社内 IT推進責任者が見つからない場合は諦めてください。つくり切りとして割り切る場合はよいのですが、それでも導入後のメンテナンスに専任者が必要になります。オリジナル開発には不確定要素の多い「仕様設計費」「開発費」「仕様変更や調整費」「維持費」が掛かることを、しっかり認識して進めてください。

それに対して「パッケージ」は、既にシステム開発会社が、優秀なコンサルタント、優秀な ITクリエイター、サポートスタッフを保有し、莫大な工数と費用を投じ続けて、テクノロジー、メンテナンス性、汎用性、シームレス性、安全性をアップデートすることでリリースされています。特にERPは企画・開発工数をお金で算出すると、1億円をはるかに超える金額になります。この金額は一部の大手企業では支払い可能かもしれませんが、一般の中小企業には難しい金額でしょう。仮に2億円投入された「パッケージ」を1000万円で販売されている場合、20社以上の実績がないとパッケージベンダーは初期投資の元が取れません。パッケージベンダーは競争社会において、より良い商品、顧客満足度に対して真摯に向き合っています。つまり、「パッケージ」は「オリジナル開発」より圧倒的に導入コストが安く、導入後のアフターサポートも安心です。

システムの導入に失敗しないためにも、ここで伝えたいのは、コスト、安全性、メンテナンス性を考えた場合「パッケージ」を選ぶことです。もし、「オリジナル開発」を選択する場合は「豊富な資金がある」「自社内で企画開発できるスタッフで行う」「フリーランスにつくり切りでお願いする」ことになるでしょう。

ERP パッケージを選ぶ重要ポイント

対応が遅い会社を選ばない

最適なパッケージを探すには、インターネットや広告、展示会などで知る場合や知り合いの企業からの紹介などあります。調査として、パッケージ会社のホームページやカタログで、どこまでの機能や考え方、成功実績があるのかが、大切な見極めになります。しかし、決断するには「商品の質」「価格」「導入後の対応」が決め手になります。「価格が安い」を優先しすぎると必ず失敗します。「導入実績No.1」なんて導入ユーザーが成功しているかわからない信頼性のない言葉は無視してください。商品の質はデモンストレーションでわかります。その次は導入後の対応です。これを見極めるには、ベンダーに問い合わせて、商品を見てディスカッションし、決定するまでのプロセスで「導入イメージ」「運用イメージ」「かかる費用」「メンテナンスの明確さ」などをスピーディかつ真摯に提案してくれる会社かで決まります。対応が遅いと思う担当者は「こちらの言っていることが伝わっていない」「会社に帰って報連相していない」など、そもそも、その会社の仕組みができていない可能性が高いです。既にインターネットが完備されている時代に​決済、提案、連絡が遅い会社は論外です。

バージョンアップが難しいものは選ばない

2000年以降、ハードウェアやネットワーク、ブラウザやOS などの情報インフラは目まぐるしく改良と進化を繰り返しています。今から半年間、情報インフラのない無人島に行くと仮定しましょう。戻った時には、あらゆる情報インフラが進化していることに気づくき、焦ることになるでしょう。中国とアメリカを代表するように、今や情報競争の時代とも断言できます。大切なことは情報革命は猛スピードで変わり続けているということです。変わり続ける情報インフラに対応できないソフトウェア会社は潰れます。したがって、導入後のバージョンアップ(サブスクリプション等)が明確になっていないソフトウェアは避けましょう。

専用カスタマイズが可能な範囲を確認する

パッケージには全くカスタマイズができないモノもありますが、ERPは基幹業務を管理するシステムのため、自社特有の管理方法や特徴をシステムに取り込みたい要望が必ず出てくるものです。そんな場合に備えて、そのパッケージに「個別対応ができる仕組みがあるのか?」「別ソフトウェアで作成可能なのか?」「自分たちでできるものなのか?」といったカスタマイズ可能な範囲を確認してください。ERPは膨大なソースコードと仕組みで出来ていて、あらゆる動作検証が施されたシステムのためコアとなる部分は変更できませんが、その他はカスタマイズ可能な「パッケージ」を選びましょう。

ERPでクラウドは選ばない

クラウドで提供されているアプリケーションは豊富にあります。ほどんどのクラウドアプリは BtoC(企業が提供する個人向けサービス) であり、特にスタートアップ企業にとっては独自性を生むための大きな武器になります。しかしながら、ERPはどうでしょう?ERPは企業内基幹管理システムであり、外部の人はもちろんのこと、アルバイト・パート、社員さえも一部しか見せられない情報を管理するものです。いわゆる自社の機密情報を管理するシステムです。ただ外出先から携帯電話で見たい、自宅から経営状況を見たいだけで、クラウドが必要でしょうか?

クラウドは、維持費が高く、さらにパスワードさえあれば外部のどこからでもログインができます。セキュリティに対しての対策はもちろんですが、ネット回線速度の安定性がない限り、動作保証はできません。特にERPは企業内の膨大な情報から、複雑なリレーショナルを通して結果を表示する仕組みなので、表示や保存での延滞や停止は命取りになります。ERPは何万件や何十万件のデータから他のデータも参照して、結果を返す仕組みであり、作業中にトラブルがあってはならないシステムです。CIPSはクラウドサーバーにも対応しますが、十分にクラウドのご理解ができている会社でない限りお勧めはしません。特に機密的な情報を管理するERPにおいては、社内サーバー(オンプレミス)での、ローカルエリアネットワークが最適です。 また、ご自宅や別工場とのネットワークには、VPN(拠点間通信)をお勧めします。

在庫管理は人的要素がほとんど

生産管理で「在庫管理はできますか?」という質問がよくあります。はっきり言いましょう。システムに頼るのはやめておいたほうがよいです。理由は簡単。今現在、あなたの会社の在庫管理はどうやっているのかが基本になるということです。システム会社には現状を伝えましょう。それによって、そのパッケージの在庫管理が使えるかどうかになります。あのパッケージは「在庫管理ができるから」という軽はずみな言動は後から、残念な結果になります。​在庫管理は人的要素がほとんどです。同じ製品ばかり流れるライン生産では可能かと思いますが、現実的に置き場所、半製品、完成品、製品の種類、不良率など、さまざまな要因がある場合は、管理したい項目を絞るか諦めるかです。在庫管理には人的要素として棚入れや在庫調整の仕組みがない限り、夢のまた夢で終わってしまいます。

導入の際に自社でやるべきことは

IT推進責任者の必要性

導入検討段階から、システム会社と窓口担当となる社内 IT推進責任者は必要です。導入検討から決定、導入計画、導入、運用までを社内で取り仕切るリーダーの役目といってもよいでしょう。小さい会社の場合は社長が直接行う場合も多いですが、導入と運営には、各セクションで講習と指導が必要になります。稼働後も、なんらかのシステムトラブルや要望は必ずあります。
今や、IT推進責任者は必要な時代です。なぜなら、システム会社との窓口以外に、社内のパソコンやネットワーク機器、アプリケーションやメール管理、データのバックアップなどはお客様の管理責任範囲となるからです。サーバーがダウンしてデータのバックアップが取れていなかった場合や、ウィルス感染については、システム会社からのアドバイスはありますが、実際には誰も補償はしてくれません。中小企業では専任として雇用するのは難しいため、パソコンに詳しい方にサブの仕事として、IT推進責任者を任命してください。

アウトプット資料と基本データ

生産管理では「製造指示書」「現品票」「注文書」「納品書」「請求書」「支払い明細書」「領収書」などの、外部に出る帳票と、「不適合報告書」「製造指示リスト」「報告書」「指標グラフ」などの社内向け帳票があります。最初に外部に出る帳票を決める手順になります。また、平行して社員マスタ、取引先データ、工程マスタなどの運用必須のデータのまとめと登録が必要になります。

導入を失敗する会社の特徴とは

下記に当てはまると思えば要注意です。

​・期待値だけでシステム会社に発注する会社 (費用対効果の検証不足は命取り)
・依頼したシステム会社に不信感を持っている会社(信頼関係は大切です)

・値段を優先して決めた会社(実際は商品価値とメンテナンス性が重要です)

・システム運営に誰も責任をとれない会社(導入しないでください)

​・パソコンやOSが古いままの会社(社内に危機感を持っている人はいませんか?)

最後に

ご購読ありがとうございました。

システム会社の一員としての個人的見解も入れて書かせて頂きました。賛否両論があるかと思いますが、ご参考になれば幸いです。私たちは、1990年からのIT情報インフラを通して、ERP生産管理システムの開発と販売に携わってきました。旧OSの断絶と新たなOSの変わり目を過去に3回以上経験しております。その度に、優秀な開発者達と外部要因をシャットアウトし、いちから新しい言語で企画と開発を行い、新たな商品をリリースしてきました。現在の CIPS ERP生産管理システムは「64BitOS」に対応する開発言語で、2010年から開発を開始し、2012年にリリースしました。現在でも、日々、新しい機能の追加や改良、更新されたWindowsバージョンに対応しています。皆様の会社にとって、最高のパートナーになれますよう、製品とサービスのブラッシュアップはもちろん、新たな挑戦を続けていきます。

ウィリー株式会社

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